Una volta consegnati al cliente, i commercialisti non sono tenuti a mantenere copia della contabilità, neanche in formato digitale. Questo è quanto chiarisce il Pronto Ordini del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili (Po 90/2024 del 21 gennaio), rispondendo a un quesito dell’Ordine di Palermo.
Chiarimenti normativi sulla conservazione della contabilità
Secondo il Codice Civile, la responsabilità della conservazione della documentazione contabile spetta esclusivamente all’imprenditore. L’art. 2214 c.c. stabilisce che chi esercita attività commerciale deve conservare i libri e le scritture contabili richieste dalla legge, mentre l’art. 2220 c.c. impone la conservazione di tali documenti per dieci anni.
Molto spesso, però, gli imprenditori tendono a delegare ai propri consulenti la tenuta della contabilità, ritenendo – erroneamente – che ciò implichi anche l’obbligo di conservazione. Questa convinzione può generare contenziosi, specialmente nei casi in cui la documentazione venga richiesta da organi giudiziari, ad esempio in procedure concorsuali. In tali circostanze, alcuni imprenditori cercano di attribuire al commercialista la responsabilità per la mancata esibizione della contabilità, arrivando persino a contestare gli onorari del professionista.
Il ruolo del commercialista e la fine dell’incarico
Il Pronto Ordini chiarisce che non esiste alcuna norma che obblighi il commercialista a conservare la documentazione contabile una volta terminato l’incarico. Con la riconsegna dei documenti al cliente e la relativa comunicazione all’Agenzia delle Entrate, il professionista cessa ogni obbligo di custodia, anche in formato digitale.
L’art. 1, comma 4, lett. a) del D.Lgs. 139/2005 riconosce agli esperti contabili la competenza per la gestione della contabilità, ma la conservazione dei documenti non è una loro responsabilità permanente. Il contratto di consulenza non implica automaticamente un contratto di deposito (ex art. 1766 c.c.), pertanto, una volta riconsegnata la documentazione e ottenuta una dichiarazione di ricezione da parte del cliente, il commercialista non è più tenuto alla conservazione.
Di conseguenza, la responsabilità per la custodia della documentazione rimane in capo all’imprenditore, che deve conservarla per dieci anni, come previsto dall’art. 2220 c.c.
